برنامه ریزی چیست؟
برنامه ریزی فرایندی است که ما طی میکنیم تا در آن بتوانیم برنامهها، کارها و اموراتمان را سازماندهی و ساماندهی کنیم. همه میدانند که برنامه داشتن امر مهمی است زیرا حرکات و مسیری که میخواهیم طی کنیم را از قبل تعریف میکند و برای ما مشخص میکند.
برنامه ریزی یک فرآیند است به این معنا که همواره حتی تا انتهای زمان اجرا باید بروی اجزاء آن فکر و تمرکز کرد و تنها به طراحی آن کفایت نکنیم. به این علت که باید آن را رصد کنیم و در صورت نیاز اصلاح کنیم.
برنامه ریزیها را هم به صورت فردی و هم گروهی میتوان انجام داد. و طبیعی است که برای یک طرح ریزی به صورت گروهی باید از افرادی استفاده کرد که در زمینه مورد نیاز طرح، دارای تخصص یا ایده باشند و توانایی تحلیل و بررسی را داشته باشند.
همچنین طراحی برنامههای ما مبتنی ناظر بر اهدافی است که میخواهیم به آن برسیم. ما برای تحقق اهدافمان باید یک سری کارها را انجام دهیم و سعی کنیم به بهترین نحو ممکن آن کارها انجام شوند تا بهترین نتیجه را بتوانیم بگیریم. برنامه ریزی به ما کمک میکتد که دقیقا به این “بهترین نحو ممکن” دست پیدا کنیم.
این مطلب به بدرد چه کسانی نمیخورد؟
باید اذعان کنم که این مطلب مخاطبان خاص خود را دارد. افرادی که در لحظه تصمیم میگیرند و اجرا میکنند، کسانی که قید و بند خاصی برای کارها و بهره گیری از منابع زمانی و مالیشان ندارند و یا کسانی که کار مهمی ندارند، به این مطلب نیازی پیدا نخواهند کرد. البته خواندن و یادگرفتن و دانستن موارد ارائه شده خالی از لطف نیست، اما اهمیتش را کسانی درک خواهند که سر و کار مداوم با این قبیل مسائل دارند.
پایههای برنامه ریزی
برنامه ریزی چند اصل مهم دارد که با هم ارتباط نزدیک و قابل ملاحظهای دارند. عمده اصول زیر را با دو نوع مثال فردی و سازمانی توضیح خواهم داد.
زمان
مدت انجام: یک کار یا مجموعهای از امور را که قصد برنامه ریزی دارید، باید به مدت انجام آنها دقت کنید. مدت انجام یعنی اینکه برآورد کنید چقدر زمان مناسب آن کار نیاز است، ضرب الاجلی به همان میزان + ضرایب فنی آن لحاظ شود.
اگر به یک مهمانی خانوادگی میروید، چقدر زمان برای آن اختصاص میدهید؟ یک ساعت، دو ساعت، نیم روز، کمتر، بیشتر. از اول بدانید تا کارهای بعدیتان را بتوانید چینش کنید.
همچنین اگر میخواهید طرح ساماندهی و رفع مشکلات رایانههای یک شرکت بزرگ را ارائه دهید، باید مدت زمانی برای آن معین کنید تا در زمان مقرر شروع و پایان یابد و خللی در امورات شرکت پیش نیاید.
مقطع زمانی: هر کاری که بخواهیم انجام دهیم، به هرحال در یک بستر زمانی صورت میپذیرد. از چند لحظه، تا چند روز، ماه یا حتی سال. مقاطع زمانی در برنامه ریزیهای میان مدت بسیار مهم هستند و برنامهریزیهای بلند مدت را هم تحت الشعاع قرار میدهند.
به عناون مثال من یک مسافرت تفریحی خانوادگی میخواهم برای خودم ترتیب دهم، و تصمیم میگیرم که این مسافرت را در هفته اول مهرماه انجام دهم. آیا زمان مناسبی را انتخاب کردهام؟ اگر فرزند محصل داشته باشم قطعاً خیر، چون فرزندم در همان مقطع زمانی باید به مدرسه برود.
یا یک مدیر تصمیم میگیرد برای ایجاد انگیزه و انرژی بخشی به کارکنان یک جشن ویژه ترتیب دهد، پس باید به چند مقطع زمانی حساس باشد، اول اینکه جشن در ایام سوگواریهای متعارف نباشد، دوم اینکه به لحاظ کاری، شرایط و زمینهها فراهم باشد، یا حداقل از این لحاظ مشکلی وجود نداشته باشد.